Как использовать CRM для снижения дебиторской задолженности?

Автоматические напоминания

Современные CRM умеют эффективно работать с автоматическими напоминаниями и с автоматическим формированием разного рода документов.

Как мы можем это использовать для снижения дебиторской задолженности? При должной интеграции с учетной системой CRM может узнать, в какой момент клиент должен был оплатить по договору, мы можем записать это в пользовательское поле сделки. Также мы можем узнать, когда счет был выставлен и был ли он оплачен. Если мы видим, что дата оплаты уже прошла, а счет не оплачен, мы можем запустить автоматизированные механизмы напоминаний.
Например, система может сама отправить напоминания на почту, о том, что по такому-то счету оплата должна была пройти такого-то числа. Мы дублируем вам счет, пожалуйста, оплатите.
Также мы можем отправить официальное письмо должнику. Если прошло уже 10 или 15 дней с момента планируемой даты оплаты, мы можем сформировать на фирменном бланке официальное письмо с подписью руководителя и печатью с требованием об оплате.
Есть вариант “немножко надоесть” нашему контрагенту, и система может ему автоматически звонить с напоминаниями. Робот будет проговаривать информацию о задолженности. Также можно отправлять смс и сообщения в мессенджер.
Эти механизмы для снижения дебиторской задолженности настраиваются индивидуально у каждого подрядчика: от агрессивного до очень мягкого сценария.

В Битриксе есть роботы, которые можно настроить для связи с клиентом:

• информационный звонок;
• отправка смс;
• отправка письма;
• сообщение в открытые линии. Открытая линия - это инструмент Битрикс24, позволяющий писать клиенту в мессенджеры, оставаясь в CRM.

Таким образом, мы можем настроить на определенном этапе сделки роботов, которые будут напоминать об оплате.

Если автоматические сообщения не помогают, то через определенный период ставится задача сотруднику, ответственному за снижение дебиторской задолженности.

Кейс о снижении дебиторской задолженности путем автоматизации

Разберем эти механизмы на примере нашего клиента, торгового дома “Базальт”. Это один из ведущих поставщиков строительных материалов по огнезащите.
Они пришли к нам со следующей задачей: была огромная дебиторская задолженность в сегменте B2B. Для Заказчиков, которые держали большой оборот по закупаемым материалам, часто была пост-оплата.

Решение.
Мы разработали трехэтапную систему по снижению дебиторской задолженности:
1 этап. Вежливое письмо
2 этап. Официальное письмо
3 этап. Предсудебное письмо
Если автоматизация не давала результатов и система видела, что задолженность не погашена, робот автоматически ставил задачу на менеджера сделки, чтобы он взял дело под личный контроль.

Результаты
Были сокращены трудозатраты сотрудников на обзвон и на работу с дебиторкой в половину. Это произошло потому, что лично работать приходилось только с теми, кто доходил до третьего, предсудебного этапа.
Дебиторская задолженность была снижена на 30%.

Как предотвратить возникновение дебиторской задолженности

Проверяйте контрагентов
В первую очередь, необходимо хорошо проверять всех контрагентов:

• новых клиентов;
• новых подрядчиков;
• новых партнеров.

В большинстве компаний это не делается, потому что это трудозатратный и долгий процесс. Чтобы качественно проверить компанию на платежеспособность и проблемность, необходимо открыть около 30 источников и во всех источниках найти информацию. Проверка вручную занимает от 1 часа в лучшем случае.

Сейчас появилась возможность автоматизации этого процесса, благодаря интеграции CRM с внешними системами. Разработанное нами приложение “Проверка контрагентов. Отчет из Контур. Фокус” для Битрикс24 (ссылка - https://ipgpromo.ru/lp/kontur.focus/) позволяет собрать отчет по контрагенту, основываясь на более чем 26 источниках.
Более того, система сразу подсвечивает отчет зеленым, желтым или красным цветом. Зеленый цвет показывает на хорошую историю контрагента, желтый - что надо обратить внимание на некоторые моменты, а красный цвет поднимает вопрос, стоит ли вообще с ним работать. Каждую компанию интересуют разные показатели. Поэтому в приложении удобно настраивается выгрузка прямо в карточку сделки необходимых полей из отчета контур фокуса. В самом отчете полей более 100. Небольшой лайфхак: поставьте на отслеживание нового контрагента, чтобы система ежедневно в режиме реального времени проверяла необходимые вам компании. Таким образом, если что-то пошло не так с клиентом или подрядчиком, вы узнаете об этом в первый же день через уведомления.

Кейс: снижение дебиторской задолженности с помощью автоматизации процесса выставления счетов и контроля оплат

Иногда дебиторка возникает по причине того, что не налажен процесс своевременного выставления и отправки счетов, особенно, когда клиентов много. Рассмотрим вариант снижения задолженности на примере кейса нашего клиента.
Задача
СРО “Союз уральское объединение строителей” - крупнейшее СРО в УрФО, в него входит почти 2 000 строительных организаций. Организации ежеквартально оплачивают счета, при чем размер выплаты зависит от определенных параметров (например, количества контрактов в работе).
Раньше это делали вручную: в конце квартала 2 000 организаций необходимо выставить корректные счета, отправить их и проследить оплату. На это тратилось огромное количество времени.

Решение
После внедрения автоматизации все счета стали формироваться и отправляться автоматически, а также автоматически отслеживаться их оплата. Личный контроль сотрудника требуется только тогда, когда клиент не оплатил в определенный срок после всех настроенных напоминаний.

Результат
Кратное сокращение трудозатрат на подготовку и выставление счетов, мониторинг оплат, на работу с дебиторкой.

Диалог с налоговой инспекцией

Бывает и так, что деньги теряются по причине работы подрядчиками, которых налоговая инспекция считает ненадежными.

Сейчас подобные ситуации стали появляться все чаще: налоговая может оспорить вычеты НДС, если с подрядчиком что-то не так (например, признаки “однодневки”).
Если у вас есть сохраненные экспресс-отчеты из приложения “Проверка контрагентов. Отчет из Контур. Фокус”, сделанные перед заключением договора и перед совершением платежных операций (этот процесс также можно автоматизировать), вы их можете использовать как доказательную базу, что с компанией было все хорошо. У нас уже есть примеры, что в арбитражных судах принимают отчеты из Контур. Фокуса в качестве доказательной базы.

Выводы: как автоматизация помогает в снижении дебиторской задолженности

1. Сокращение трудозатрат сотрудников на проверку контрагентов и работу с дебиторской задолженностью.
2. Снижение показателей дебиторской задолженности в целом.
3. Исключение споров с налоговой по вычетам НДС из-за работы с недобросовестными подрядчиками.
4. Все это сокращает непредвиденные риски и это дает стабильность бизнесу. Компания может более органично развиваться и строить планы.