Как мы автоматизировали документооборот, командировки и банк идей на базе корпоративного портала Битрикс24

Как автоматизация процессов в корпоративном портале Битрикс24 позволила дочерней компании мирового лидера в разработке и производстве оконных и дверных систем упорядочить коммуникацию сотрудников, наладить работу с рацпредложениями и навсегда избавиться от бумажного хаоса в документах.

Подробно о бизнес-процессах, которые настроила команда digital-агентства “IPG”, перечне инструментов, которые помогали решать поставленные задачи, — читайте в нашей статье.

• Наш клиент
• Какие задачи решали
• Согласование договоров на Бизнес-процессах
• Служебные командировки на расстоянии клика
• Есть идея? Welcome to Банк идей!
• Итоги и результаты

Наш клиент

В 2023 году мы одержали победу в тендере на техподдержку Bitrix24 для компании «VEKA Rus» — крупнейшего производителя профиля для оконных и дверных конструкций. VEKA Rus — дочерняя компания немецкого концерна VEKA AG, мирового лидера в области разработки и производства систем из высококачественного пластика. VEKA стала первой европейской «оконной» компанией, открывшей собственный завод в России (в 1999 году).

В России работают два завода VEKA — в Москве и Новосибирске, также есть склад в Хабаровске, откуда ПВХ-профиль поставляется по всей стране и в страны СНГ. Центральный офис компании находится в Московской области, а на предприятиях трудятся почти полмиллиона человек.
Особая гордость VEKA Rus — безотходное производство. На заводе функционирует цех, где перерабатывают использованные профили и создают новый высококачественный материал из вторсырья. Продукция компании отвечает строгим европейским стандартам и имеет эко маркировку. Компания активно участвует в развитии "зеленой экономики" — это важная часть её философии. Сегодня окна и двери из профиля VEKA стали синонимом современного комфорта и экологичности.

Наш заказчик в свое время перешел с SAP (третий крупнейший разработчик программного обеспечения в мире после Microsoft и Oracle) на российскую альтернативу 1С:ERP (программная система для автоматизации бизнеса). Система 1C более адаптирована под российский рынок, что делает её удобной для многих отечественных компаний. Примерно в то же время заказчик внедрил корпоративный портал Битрикс24 (на 250 сотрудников), что помогло объединить всю корпоративную информацию в одном месте, что сделало внутренние коммуникации прозрачными и удобными для сотрудников.

Корпоративный портал Битрикс24 — это удобная платформа, которая объединяет все внутренние процессы компании в одном месте. Это как единое “окно”, где сотрудники могут быстро находить нужную информацию, взаимодействовать друг с другом, обмениваться документами и эффективно решать задачи.

Какие задачи решали

В этом кейсе мы хотим поделиться опытом автоматизации движения документов в VEKA Rus. Учитывая международный уровень деятельности, количество филиалов и постоянно растущий штат сотрудников, компания задумалась о необходимости внедрить простую и удобную систему документооборота. В данном случае важно уточнить, что речь идет не о внедрении Битрикс24 с нуля. Платформа уже была настроена и использовалась в компании, а наша задача заключалась в том, чтобы взять ее на техническую поддержку и обеспечить дальнейшее развитие системы.
Как любая крупная компания с внушительным потоком «бумаг» и множеством инстанций для согласований, VEKA Rus столкнулась с рядом проблем, которые требовали оперативного решения. Невнимание к этим проблемам в дальнейшем могло бы привести к снижению эффективности работы и, в конечном итоге, к серьезным финансовым потерям. Согласование документов длилось месяцами из-за того, что:

• Документы часто терялись;
• Сложно было отследить, на чьем этапе “тормозится” процесс визирования;
• Система согласования в е-мейлах не была прозрачной;
• Безусловно, существующая на тот момент процедура согласования документов внутри организации не устраивала ни бухгалтерию, ни юридический отдел.

Соответственно, для решения вопросов нам требовалось:

1. Перенести все коммуникации в единую информационную систему (корпоративный портал Битрикс24);
2. Устранить бумажный оборот и е-мейл-согласования;
3. Хранить документы в одном месте и исключить их потерю;
4. Организовать систему быстрого поиска нужных документов;
5. Разработать прозрачную систему распределения ответственности и последовательность этапов согласований.

Для решения поставленных задач мы решили использовать корпоративный портал Битрикс24, а именно функционал бизнес-процессов и смарт-процессов. На этом функционале, в частности, было реализовано для заказчика 3 важных бизнес-процесса: согласование договора, электронные командировки и банк идей.
А теперь — чуть подробнее о каждом процессе.

Согласование договоров на бизнес-процессах

Это классический бизнес-процесс электронного согласования документов (договоров, приложений и др.). В компании VEKA Rus мы настраивали этот БП «с нуля»: раньше документами здесь обменивались “по старинке”: отправляли их по электронной почте. Мы провели автоматизацию с помощью бизнес-процессов в Битрикс24.
Бизнес-процессы в Битрикс24 — это удобная и гибкая система, которая автоматически перемещает документы, такие как договоры или приложения, через все необходимые этапы - “инстанции”. Система автоматически определяет, кто из сотрудников должен участвовать в согласовании, на каком этапе и, если необходимо - отправляет уведомления о ходе процесса.