Внедрение Битрикс24 в Корпорацию «ДатаКрат»

Клиент

Корпорация «ДатаКрат» была основана 12 марта 1992г. в г. Екатеринбург на базе лаборатории "КРАТ" Математико-механического факультета Уральского Государственного Университета им. А.М. Горького - УрГУ (ныне УрФУ), занимавшейся автоматизацией в области САПР.
Основанная 28 лет назад, корпорация "ДатаКрат" сегодня - это крупная многопрофильная компания, занимающая позицию одного из ведущих разработчиков программного обеспечения и системных интеграторов в области автоматической идентификации в России, а также крупнейшей региональной компании в сфере автоматизации торговли и сферы услуг на Урале и Сибири. В данный момент в компании работает более 100 человек, из них активно пользуются Битрикс24 более 50.

Задачи

2 года назад (в 2018 году), перед руководством компании встал вопрос о внедрении CRM. Перед руководством стояли задачи объединить все подразделения компании в один корпоративный портал, при этом дав отделам продаж подразделений возможность независимой работы в CRM с учётом специфики каждого из них. В течении более чем одного года, руководство компании кропотливо изучало рынок и в итоге пришло к выводу, что наибольшим образом, для закрытия большинства задач им подходит Битрикс24. Определившись с системой, руководство приступило к поиску подрядчика для внедрения системы. Как раз в это время в организацию пришёл новый руководитель, имевший положительный опыт сотрудничества с IPG, который и порекомендовал нас как подрядчиков. Ознакомившись с портфолио IPG и оценив лидерство на рынке УрФО, руководство обратилось к нам с запросом о внедрении Битрикс24. Было согласовано несколько презентаций, в рамках которых специалисты IPG продемонстрировали преимущества продукта и подтвердили свою компетентность.
После проведения презентаций было решено приступать к внедрению в 2 подразделения компании, первым этапом которого был проведен ряд аудитов бизнес-процессов подразделений. По результатам аудитов были составлены ментальные карты, и после ряда согласований мы приступили к внедрению Битрикс24.

Процесс

Процесс внедрения шёл параллельно на 2 подразделения.
Были настроены 2 направления сделок, для каждого из подразделений



Было настроено автоматическое распределение лидов на то или иное подразделение в зависимости от канала их поступления



Была создана сложная иерархия сотрудников



Настроены роли и права для сотрудников, позволяющие подразделениям работать независимо друг от друга, но при этом взаимодействовать каждому подразделению со своими смежными отделами




Затем были произведены настройки роботов






в рамках которых были реализованы автоматические уведомления-напоминания для менеджеров, автоматические постановки задач на смежные отделы для контроля качества и сроков выполнения тех или иных работ.
Были настроены и внедрены 3 виджета открытых линий на разные страницы сайта, что позволило определять какому подразделению направлять обращения потенциальных клиентов.



Также были разработаны и созданы бизнес-процессы согласований документов и условия взаимодействия с клиентами такие как:
• Согласование скидок
• Согласование коммерческих предложений
• Согласование договоров



Был реализован бизнес-процесс «Статус КП» в рамках которого, менеджер после отправки КП, выставляет его статус, и сделка в зависимости от этого стоит на паузе, шлёт уведомления или меняет (или возвращает) стадию,



  а также бизнес-процесс, который автоматически заполняет поля в сделке на основании занесённой в компанию информации,



а по окончанию сделки эта информация в карточке компании автоматически меняет своё значение на продукцию и услуги, которые были указаны в карточке сделки.
В компании остро стоял вопрос в контроле получения оплат по сделкам с постоплатными системами расчётов, для этого была продумана автоматизация в универсальных списках.
Мы разработали так называемые «Карты оплаты» по сделкам, в которых менеджером заполняются даты и суммы платежей по сделке и в указанные даты им приходят уведомления с информацией о сделке, сумме ожидаемой оплаты и сроках следующего платежа.



В завершении внедрения каждому из подразделений компании были написаны уникальные регламенты по взаимодействию с CRM наибольшим образом подходящие для работы каждого отдела и проведены мастер-классы. Мастер-классы были записаны на видео и переданы руководству компании для дальнейшего использования новыми и удалёнными сотрудниками.

Результат

В результате внедрения нам удалось закрыть не только стоявшие перед руководством задачи по объединению подразделений в один корпоративный портал, но и значительно упростить и ускорить выполнение повседневных, рутинных процессов взаимодействия внутри компании.
На данный момент сотрудники компании помимо CRM активнее всего используют живую ленту, чаты, задачи, календари, диск, работают в группах и проектах.
Сегодня мы продолжаем активное сотрудничество с корпорацией «ДатаКрат» и планируем поэтапное подключение остальных подразделений.

Инструменты