Внедрение Битрикс24 в компанию «Диггер-Про»
Клиент
ООО «Диггер-Про» - официальный дистрибьютор CARRARO DRIVE TECH на всей территории России, количество филиалов компании более 20. В компании работает более 50 сотрудников, из них более 30 постоянно пользуются Битрикс24.
Задача
Перед руководством компании стояли такие задачи как объединение все филиалов в один корпоративный портал, создать общий и понятный для всех менеджеров процесс продаж, упростить процесс внутренних согласований и ускорить взаимодействие с поставщиками.
Руководство компании по рекомендации коллег приняло решение о внедрении Битрикс24 и отобрав несколько партнёров провели с ними несколько встреч. По результатам очных встреч было принято решение о сотрудничестве с digital-агентством IPG, так как команда IPG в процессе встречи смогла предоставить развёрнутые ответы на все заданные вопросы, а также поверхностно описать своё видение реализации проекта.
Процесс
В первую очередь было решено провести аудит бизнес-процессов компании. В процессе аудита, было проведено несколько встреч, в которые входил брифинг и две презентации, разработаны уникальные ментальные карты бизнес-процессов и сформирована подробная смета с указанием перечня работ, сроков и стоимости. После согласования работ с заказчиком мы приступили к внедрению.
Приступив к внедрению, в первую очередь нами были выполненные базовые настройки, такие как настройка CRM, создание структуры компании и добавление в эту структуру сотрудников.
Настроили интеграцию с сервисом смс-рассылок для своевременного уведомления заказчиков об отгрузке и поставке заказанного товара. Произвели интеграцию с телефонией, что позволило не терять потенциальных клиентов и вести историю взаимодействия с существующей клиентской базой.
После проведения интеграций со сторонними сервисами, нами была произведена настройка открытых линий и внедрение виджетов на 6 сайтов. Для каждого виджета (сайта) была настроена своя маршрутизация распределения заявок среди менеджеров.
После настройки открытых линий мы перешли к настройкам автоматизации. В рамках этих работ нами были настроены:
1. Автоматические уведомления для пользователей и заказчиков по смс;
2. Бизнес-процесс «Заказ поставщику» - который позволил взаимодействовать менеджерам с отделом поставок, в кратчайшие сроки выявлять наличие необходимой продукции на складах партнёров, а также контролировать сроки её поставок.
3. Бизнес-процесс «Запрос стоимости и сроков» - процесс, позволяющий быстро выявить стоимость нужной продукции у поставщика, а также предполагаемые сроки его поставки. После запуска бизнес-процесса на отдел поставок приходит ставится задача, а после её завершения приходит задание, в котором они указывают возможные сроки поставки товара и его стоимость.
4. Бизнес-процесс «Согласование скидки» - процесс, который позволил без бюрократии и в сжатые сроки согласовать скидку для клиента, когда у него не хватает для этого полномочий. Менеджер запускает процесс, указывает желаемую сумму или процент скидки, аргументирует или оставляет сопроводительный комментарий для процесса, после чего процесс уходит на согласование руководству. По результатам согласования менеджеру приходит соответствующее задание для ознакомления.
5. Бизнес-процесс «Согласование договора по версии клиента» - процесс который позволил в сжатые сроки произвести сложный процесс согласования уникальных условий взаимодействия с клиентом. Юрист в компании работает на аутсорсинге, по причине чего ранее процесс согласования занимал довольно значительное время. Теперь после запуска процесса, менеджер прикладывает договор по версии клиента или протокол разногласий к бизнес-процессу, а юристу (который был добавлен на портал как внешний пользователь) на почту приходит письмо с прямой ссылкой на задачу, после чего юрист знакомится с документацией, оставляет комментарии, при необходимости вносит правки и отправляет документ директору на согласование. Менеджеру по результатам всех правок и согласований приходит соответствующее задание для ознакомления.
6. Бизнес-процесс «Формирование договора» - процесс который избавил менеджеров от траты времени на рутинное формирование типового договора вручную. После запуска процесса, менеджер выбирает, от какой компании выставляется договор и его номер, на основании внесённой информации формируется сам договор, доступный для скачивания в форматах .docx, .pdf, онлайн редактирования и/или немедленной отправки клиенту.
После настройки автоматизации, для компании ООО «Диггер-Про», был написан уникальный регламент взаимодействия с CRM наибольшим образом, подходящий для сотрудников компании и проведен очный мастер-класс, который был записан на видео и передан заказчику для дальнейшего использования.
Результат
По результатам внедрения нам удалось не только закрыть все задачи, которые стояли перед руководством, но и упростить многие рутинные процессы. Руководство компании отмечает, что внедренный продукт помимо выполнения основных своих задача, смог повысить коммуникабельность и сплочённость в коллективе. В данный момент в компании активнее всего используют такие разделы Битрикс24 как: живая лента, чаты и звонки (в том числе видеозвонки для проведения конференций), CRM, задачи и проекты.