Внедрение Битрикс24 в компанию Уральский завод газового и противопожарного оборудования (УЗГПО)

Клиент

Уральский завод газового и противопожарного оборудования (УЗГПО) – современное производственное предприятие с развитым технологическим потенциалом, надёжной сырьевой базой и интегрированной системой сбыта. Это первый завод на постсоветском пространстве, ориентированный на серийный выпуск широкой номенклатуры стальных газовых баллонов промышленного, военного, морского, авиационно-космического и гражданского назначения.

Ежегодно на базе предприятия изготавливается более 36000 газовых баллонов, в том числе по индивидуальным чертежам, и порядка 80 000 единиц комплектующих.

Проект по строительству завода стартовал весной 2014 года, и уже в сентябре 2015-го была выпущена первая партия баллонов.
За пять лет объём месячного производства вырос в 6 раз: с 1000 единиц в 2015 году до 6000 в 2019-м. Сегодня под товарным знаком УЗГПО выпускается более 100 видов стальных бесшовных баллонов малого, среднего и большого объёма (ГОСТ 949 и ГОСТ 9731), в том числе под огнетушители и стационарные системы пожаротушения, а также нетиповая продукция по чертежам заказчика и полная линейка комплектующих.

Выбор продукта и компании

Руководитель отдела маркетинга обратился в компанию IPG пообщавшись с её сотрудниками на выставке, в рамках которой было представлено множество продуктов с CRM, получив исчерпывающие ответы на заданные вопросы касательно Битрикс24 им было принято решение о дальнейшем взаимодействии с IPG, как с высококвалифицированными специалистами, а Битрикс24 был выбран как продукт, наиболее подходящий под потребности организации.

Задача

Перед руководством компании и отделом маркетинга стояли такие задачи, как автоматизация работы отдела продаж, так как терялось колоссальное количество клиентов, отдел маркетинга же оценил возможности функционала CRM-маркетинга и сквозной аналитики.
После ряда встреч с руководством завода, было принято решение провести аудит бизнес-процессов.

Процесс

В рамках аудита была проведена серия встреч, на которых были выявлены самые «больные» процессы компании. Взаимодействие между отделами продаж, производства и склада, было затруднено, что негативно сказывалось на сроках реализации товара. Продажи велись «на бумаге», что привело к колоссальной потере потенциальных клиентов. Для компании было важно фиксировать каждое обращение вне зависимости от канала его поступления.
По результатам аудита сотрудниками IPG были составлены и презентованы ментальные карты, которые были единогласно согласованы руководством.

Приступив к внедрению в первую очередь нами были выполнены базовые настройки CRM такие как, настройка воронок лидов и сделок, настройка полей к ним, добавление сотрудников на портал и создание иерархии компании, а также были настроены роли и права для них. Сотрудникам подключили почтовые ящики, благодаря чему из всех входящих писем с незнакомых адресов автоматически создавались лиды, что стало исключать возможность потери потенциальных клиентов через почту.







После выполнения базовых настроек мы произвели интеграцию с облачной ВАТС, что также позволило не терять потенциальных клиентов, которые обращались по данному каналу.



Затем приступили к настройке роботов, настроили уведомления-подсказки для менеджеров, которые отрабатывали при переходе на каждую из стадий сделок, это позволило менеджерам быстрее освоится в новом для них продукте, а при ведении сделок не забыть о ключевой деятельности на конкретной стадии сделки. Также в роботах мы организовали процесс контроля получения оригиналов документов на разных стадиях сделки и своевременное получение оплат по ним.



После настройки роботов мы перешли к настройке бизнес-процессов, в первую очередь настроили базовые процессы, такие как отправка e-mail клиенту с информацией о трек-номере и транспортной компании, сразу после их заполнения в карточке сделки.
После чего перешли к более сложным процессам, таким как автоматическое формирование коммерческих предложений, счетов, договоров и спецификаций к ним.


 


Для случаев, когда менеджерам необходимо согласовать для клиента скидку с руководством был реализован бизнес-процесс «Согласование стоимости». Менеджером запускается бизнес-процесс, после чего ему приходит задание, в котором он указывает желаемую клиентом стоимость на партию, при необходимости прикладывает документацию и аргументирует причину снижения цены



После чего бизнес-процесс уходит руководству на согласование, а по результатам менеджеру приходит соответствующее решению задание для ознакомления.
На случаи если клиент желает сотрудничать по не типовому договору или договору по своей версии был реализован бизнес-процесс «Согласование договора».



Менеджер запускает данный бизнес-процесс, прикладывает к нему протокол разногласий либо договор по версии клиента и оставляет комментарии о ситуации.



После заполнения данной информации процесс последовательно идёт сперва юристу, а затем и руководству компании, по результатам согласования менеджеру приходит соответствующее решению задание на ознакомление.
Настройкой бизнес-процессов внедрение не закончилось и мы приступили к интеграции Битрикс24 с 1С, в рамках которой смогли реализовать синхронизацию номенклатурных позиций, настроили двухсторонний обмен контрагентами и статусами счетов, таким образом после выставления счёта на стороне Битрикс24, он немедленно создаётся в 1С, а при получении оплаты по нему, он меняет свой статус на соответствующий в Битрикс24, данная интеграция позволила менеджерам отдела продаж оставить работу в 1С и перейти работать в режиме «одного окна».

Также мы смогли автоматизировать процесс взаимодействия отдела продаж с отделом производства и складом, в результате чего на соответствующем этапе сделке автоматически формируется заказ на производство, отдел производства устанавливает сроки готовности, а склад может планировать даты отгрузки по сделке.

В результате внедрения мы смогли закрыть все основные потребности, стоявшие перед руководством компании, на момент знакомства с IPG, сегодня мы продолжаем активное сотрудничество с «УЗГПО», в ближайшее время планируется расширение функционала CRM путём настройки ещё нескольких воронок продаж и обсуждается расширение возможностей интеграции с 1С.

Руководство компании отмечает, что после внедрения наконец-то начала расти клиентская база, клиенты не теряются, работа менеджеров существенно упрощена благодаря продуманной автоматизации и работе в режиме одного окна. Благодаря настроенной системе взаимодействия, заказы выполняются в срок, а для смежных отделов процесс производства и отгрузки становится наиболее прозрачным, что так же положительно сказывается на сроках.
Отдел маркетинга отмечает удобство использования рассылок в CRM-маркетинге и наличие сквозной аналитики, которую они смогли настроить самостоятельно благодаря интуитивно понятному интерфейсу.

На сегодняшний день в компании активно используется практически весь функционал корпоративного портала, от CRM и живой ленты, до сквозной аналитики и использования облачного диска, на котором размещены уникальный регламент взаимодействия с CRM наиболее подходящий для организации, написанный нами при окончании внедрения и видеозапись проведенного очно мастер-класса.

Инструменты