Внедрение Битрикс24 в СРО Уральское объединение строителей
Клиент
Союз «Уральское объединение строителей» является одной из старейших саморегулируемых организаций Среднего Урала, а также является крупнейшей СРО в Свердловской области по численности членов - строительных компаний.
В компании работает более 45 сотрудников, офис располагается в г. Екатеринбург.
Деятельность СРО предполагает контроль за соблюдением требований к строительным организациям в зависимости от их уровня (наличие нужного кол-ва сотрудников, не превышение определенного оборота и т.д.), формирование выписок из реестра СРО по запросу, ежемесячное выставление счетов на оплату членских взносов и множество других операций, занимающих большое кол-во времени сотрудников и требовательных к отсутствию ошибок.
Выбор
Союз «Уральское объединение строителей» принял решение о выборе Битрикс24 благодаря совету одного из сотрудников, имеющего ранее положительный опыт работы с данной системой. Этот же сотрудник имел положительный опыт работы с нами, Digital-агентством «IPG». Именно это вкупе с высокой позицией в рейтинге партнёров сыграло основную роль при выборе компании-внедренца.
Аудит
Работа была начата с объёмного аудита бизнес-процессов СРО, несмотря на отсутствие опыта работы именно с СРО мы смогли детально разобраться во всех особенностях СРО и предложить автоматизировать множество процессов. Ключевым отделом компании является Департамент по контролю и надзору, именно для него была реализована бОльшая часть автоматизации.
После аудита и согласования сметы внедрения была приобретена коробочная редакция Битрикс24, силами клиента была подготовлена необходимая инфраструктура и портал был развёрнут.
Первый этап: Настройка 5-ти направлений сделок и автоматизации в них
Первое направление «Вступление в СРО»: сделка создаётся когда какая-либо строительная организация приняла решение вступить в СРО. При переводе сделки в статус «Счёт» автоматически формируются счета на оплату и отправляются строительной организации. Сумма счетов и их кол-во зависит от нескольких параметров сделки. При переводе сделки в статус «Выписка и оповещение» автоматически формируется «Выписка из реестра СРО» и отправляется строительной организации по e-mail. Особенность формирования этого документа в том, что в самой CRM не хранится информация именно в том виде, в котором она должна быть в выписке, поэтому нам пришлось реализовать бизнес-процесс который подготавливает в нужном виде информацию и после этого генератор документов формирует нужный документ.
Второе направление «Членские взносы»: для каждого действующего члена СРО сделка в данном направлении создаётся автоматически ежеквартально за две недели до окончания квартала, формирует необходимые счета и высылает строительной организации. Таким образом ежеквартально создаётся автоматически более 2 000 сделок и счетов.
Третье направление «Выездная или камеральная проверка»: сделка также формируется автоматически с разной периодичностью для каждого члена СРО и высылает на почту строительной организации список документов которые необходимы для проведения проверки.
Второй этап: Интеграция с личным кабинетом сайта s-r-o.ru
После вступления каждому члену СРО автоматически создаётся учетная запись на сайте s-r-o.ru и из личного кабинета можно заказать выписку (что важно – выписка сформируется только если член СРО не имеет нарушений), можно приложить документы для проверки, оформить заявку на внесение изменений, ознакомиться с задолженностями по членским и другим взносам.
Результаты
Весь этот функционал активно используется и сёрьезно упрощает жизнь как сотрудникам СРО, так и строительным организациям-членам СРО.
Стоит отметить, что серьёзных сложностей при внедрении испытано не было, так как все сотрудники отчетливо понимали, что реализуемая система сильно облегчит им жизнь и уменьшит время, которое ранее они тратили на «шаблонную работу».
Сейчас после внедрения сотрудники в основном используют инструмент CRM, чат, дисковое хранилище и бизнес-процессы.