Шаг за шагом. Как мы проводим внедрение Битрикс24 в подразделения «СберМаркетинг»
В кейсе вы узнаете как автоматизировать закупки в отделе IT, как внедрить целеполагание в компании (в том числе на уровне линейного персонала), как переехать из облака Битрикс24 в коробочную версию и в каких случаях стоит это делать, какие недостатки есть в стандартном процессе оплаты счетов, а также в конструкторе отчетов в Битриксе, как ознакомить нужных сотрудников с новым документом, как перенести самописный сайт на CMS 1С-Битрикс для удобного управления контентом.
- О клиенте
- Автоматизация процесса закупок
- Старт работ: детальный аудит и карта бизнес-процессов
- Тестовое задание, или Проверка «в бою»
- Автоматизация закупок, или Закупки стали проще
- Перенос Битрикс24 из облачной версии в коробку для дальнейшего развития бизнес-процессов
- Модуль «Целеполагание» для оценки сотрудников
- Техподдержка, доработки и важные доработки
- Легкое управление контентом: перенос сайта на Битрикс
- Промежуточные результаты
- Бонус. Как построить эффективную работу с заказчиком
- Какие задачи на будущее
- Отзыв
О клиенте
«СберМаркетинг» предоставляет полный спектр услуг в области маркетинга (агентство полного цикла, система автоматизации маркетинговых процессов, направление Events, GrowthLab и так далее).
«СберМаркетинг» создавался с нуля, чтобы решать задачи экосистемы «Сбер», а впоследствии вышел и на внешних клиентов рынка.
Задача: аудит бизнес-процессов и внедрение Битрикс24 для нескольких подразделений организации.
Период: февраль 2021 — настоящее время.
Результаты:
- проведен аудит бизнес-процессов;
- перенос с облачного решения на коробочную версию Битрикс24 Энтерпрайз;
- разработка и ввод в эксплуатацию модуля «Целеполагание»;
- разработка и ввод в эксплуатацию бизнес-процесса закупа;
- техническая поддержка и доработка функционала модуля «Целеполагание» и бизнес-процесса закупа.
Автоматизация процесса закупок
Старт работ: детальный аудит и карта бизнес-процессов
Аудит был проведен по всем правилам IPG, подробнее прочесть о том, как мы проводим аудит бизнес-процессов вы можете по ссылке.
По результатам аудита у нас появилась согласованная карта бизнес-процесса закупки для службы ИТ.
Тестовое задание, или Проверка «в бою»
Параллельно с аудитом нам дали небольшую задачу технического характера. Необходимо было сделать макрос в базе в таблице Excel, которая догружала бы информацию о контактных лицах клиентов из базы в Excel в Битрикс24. Мы реализовали её за 11 часов работы и перешли к следующим этапам.Автоматизация закупок, или Закупки стали проще
В процессе аудита и выполнения тестового задания команда IPG подтвердила свои компетенции, и мы получили добро на запуск проекта по автоматизации процесса закупок для IT-отдела в соответствии с согласованной (в процессе аудита) картой процесса.Ранее процесс в компании работал следующим образом: IT-отдел формируют некую заявку, собранную от сотрудников (к примеру, купить 5 мониторов и 6 клавиатур) и отправляет её по почте в отдел закупа. Однако для новых сотрудников такая схема кажется сложной из-за отсутствия четкого регламента. Кроме того, неудобно было и отделу закупок.
Как процесс выглядит сейчас
Сотрудник приходит на портал и заполняет там 2-3 поля в форме.
Далее IT-отдел изучает входную информацию и при необходимости запрашивает какие-то данные (например, диагональ монитора). Мы понимали, что не всегда сотрудник, инициирующий заявку на закупку, может знать точные параметры товара. Так что, IT-отдел выясняет необходимые данные и на основании этой заявки формирует уже конкретные товарные позиции.
Они собираются в товарные группы, так как отделу закупок выгодно консолидировать заявки: то есть купить не 5 раз по одному монитору, а собрать заявку на 10 мониторов и получить скидку.
После формирования товарной группы она отправляется в работу в отдел закупок. В зависимости от типа закупки процесс двигается по 1 из 4 преднастроенных веток. Каждая ветка имеет от 33 до 43 шагов. Бизнес-процесс на разных ветках может проходить такие этапы, как:
- сбор внутренних документов, необходимых для проведения закупочной процедуры;
- сбор предложений от поставщиков и их согласование;
- согласование отчёта о выборе поставщика рабочей группой с автосогласованием в случае отсутствия реакции члена рабочей группы в течение N рабочих дней;
- формирование печатной формы листа согласования;
- заключение договора;
- процесс оплаты / постоплаты счета;
- указание срока поставки товара (оказания услуг).
Весь процесс заканчивается контролем получения товаров/услуг заказчиком и получением закрывающих документов от поставщика.
Перенос Битрикс24 из облачной версии в коробку для дальнейшего развития бизнес-процессов
Когда стало очевидно, что Битрикс24 - одна из ключевых программ для управления бизнес-процессами в «СберМаркетинг», на первый план вышла задача перенести Битрикс с облачного решения на коробочное. Коллеги из «СберМаркетинг» поняли, что облачного функционала может быть недостаточно. К примеру, для реализации процесса закупок в IT-отделе была необходимость в создании нестандартных активити. Плюс были пожелания к управлению безопасности данных.
Перенос делали по следующему алгоритму:
- мы подали заявку на перенос вендору;
- он сформировал копию облачного портала и передал её нам;
- мы развернули копию на сервере, предоставленном заказчиком.
Всё получилось сделать довольно оперативно (за пятницу и выходные), и перенос практически никак не помешал текущей работе.
Модуль «Целеполагание» для оценки сотрудников
Следующей нашей задачей в рамках сотрудничества с “СберМаркетинг” была реализация модуля “Целеполагание”.
Суть этого модуля в том, что сотрудник ставит себе цели на период (квартал, год), указывает «вес» каждой (к примеру, 10%), согласовывает их с руководителем. Руководитель может согласиться с целями или отказать в целях, написав комментарий, который уйдет сотруднику, чтобы он скорректировал цели. По окончании периода сотрудник ставит себе оценку по каждой из этих целей.
По итогу каждый руководитель получает цели своих сотрудников с их самостоятельными оценками, первоначальными данными и коэффициентами.
Цели за период формируются в группу целей, и по ней система автоматически считает некий коэффициент, который будет применяться к финансовому вознаграждению.
Руководитель при этом может корректировать данные. К примеру, он изучил цели и видит, что автоматически рассчитался низкий коэффициент, хотя невыполнение задачи произошло по независящим от сотрудника причинам. Депремировать его будет неправильно, поэтому руководитель может исправить коэффициент. Далее всё это уходит в финансовый отдел, который уже видит реальные финансовые показатели. На их основе сотрудникам начисляются зарплаты, премии и другие денежные вознаграждения.
Техподдержка и важные доработки
Поскольку Заказчик остался доволен выполненными работами, был заключен договор на техническую поддержку. В рамках договора на техподдержку мы сделали для заказчика ряд важных доработок системы Битрикс24. Вот некоторые из них.
- Процесс оплаты счетов
В Битриксе в стандартной поставке уже есть бизнес-процесс “Оплата счёта”. Когда необходимо что-то оплатить, сотрудник запускает процесс, заполняет параметры (кому платим, за что платим), далее — на согласование и в финотдел. Каждый вносит какую-то информацию, по итогу формируется единый реестр оплаченных счетов со всей информацией.
Стандартный процесс не совсем подходил «СберМаркетинг», поэтому мы доработали логику. Есть ряд сотрудников, которым доверяется определённая сумма. Они могут запускать без согласования счета на оплату, к примеру, до 500 000 рублей. И в случае, если они запускают счёт на 300 000 рублей, то этот процесс проходит мимо руководителя сразу в бухгалтерию.
- Конструктор отчётов
- Знакомство с документами
Здесь мы сделали две доработки:
- Появилась возможность выбирать сотрудников как поимённо, так и по подразделениям. К примеру, можно выбрать полностью два подразделения и добавить туда ещё двух конкретных сотрудников из других подразделений.
- Стандартное задание на ознакомление документа в Битрикс выглядит слишком просто. Заказчик переживал, что часто будут возникать ситуации, когда сотрудники будут нажимать на кнопку, не ознакомившись с документом. Мы предложили два варианта по обходу этой проблемы: первый вариант — добавлять в документ кодовое слово, и после нажатия кнопки ознакомления просить это слово написать. Второй вариант — добавить галочку рядом с кнопкой, то есть защитить от случайного нажатия кнопки. В итоге выбор был сделан в пользу второго варианта.
Легкое управление контентом: перенос сайта на Битрикс
Промежуточные результаты
- аудит бизнес-процессов;
- перевод с облачного решения на коробочную версию Битрикс24;
- разработка и ввод в эксплуатацию бизнес-процесса закупок;
- разработка и ввод в эксплуатацию модуля «Целеполагание»;
- техническая поддержка и полезные доработки Битрикс24.
Бонус. Как построить эффективную работу с заказчиком
Какие задачи на будущее
Отзыв
