Внедрение Битрикс24 в Федеральную сеть кинотеатров "Премьер зал"
Клиент
Премьер Зал - крупнейшая сеть кинотеатров в России, более 300 кинотеатров-партнеров, 20 лет опыта и 8 миллионов зрителей в год.
Одно из основных направлений развития компании — это девелопмент в сфере кинобизнеса (открытие кинотеатра под ключ, от технического консалтинга до маркетинга, организации кино-бара, IT-услуг и даже производства поп-корна).
«Премьер Зал» уже много лет использует коробочную версию Битрикс24 в качестве корпоративного портала: для внутрикорпоративных коммуникаций, управления задачами и проектами и хранения документов. На текущий момент портал используют около 70 сотрудников компании.
Задача
В IPG клиент обратился с задачей внедрить CRM в отдел развития. Это и есть тот самый стратегически важный для компании отдел, занимающийся привлечением клиентов на девелопмент в сфере кинобизнеса.
До внедрения клиент использовал CRM как электронную базу клиентов, куда заполнялись потенциальные и действующие клиенты (компании и контакты). История взаимодействия с клиентом нигде не велась, планированием каждый сотрудник отдела занимался удобным ему способом, отчеты составлялись с excel. Возможности автоматизации не использовались.
Аудит
В первую очередь было решено провести аудит бизнес-процессов отдела по развитию с целью разобраться в текущих процессах, выявить сильные и слабые их места, разработать схему автоматизации рутинных задач отдела, победить человеческий фактор, забывчивость и сделать работу отдела прозрачной и более эффективной.
В результате серии брифингов и личных встреч была составлена новая ментальная карта бизнес-процессов отдела, наложенная на логику и функционал CRM Битрикс24. После ее презентации клиенту и согласования был составлен план работ по настройкам CRM-системы и ее внедрению в отдел.
Первым этапом были произведены основные настройки CRM:
- воронка продаж
- поля в лидах / контактах /компания / сделках
- права доступа
- рабочие столы с ключевыми показателями.
Далее были сделаны необходимые интеграции:
- Интеграция телефонии
- Интеграция электронной почты всех сотрудников (e-mail-трекер)
- Настройка открытых линий
- Интеграция с сайтом
После чего были настроены согласованные бизнес-процессы, роботы и триггеры:
- Согласование списка услуг с отделом консалтинга
- Автоматическое формирование и согласование договора
- Автоматическое создание папки контрагента на диске компании
- Автоматическая постановка задачи при изменении статуса сделки
- Уведомление об отсутствии изменений в сделке
- Уведомление сотрудников смежных подразделений при выборе типа договора «Агентский»
- Автоматическая постановка задач проведения тендера
- Автоматический запрос следующей даты контакта с клиентом
- Автоматическое планирование связи с клиентом при успешном завершении сделки
- Автоматическая постановка задачи на бухгалтера с целью выставления счета
Обучение
Особое внимание было уделено процессу обучения сотрудников отдела развития использованию новых (для клиента) функциональных возможностей Битрикс24. В первую очередь был разработан и утвержден регламент работы с CRM. Далее мы провели личный мастер-класс с элементами тренинга по использованию CRM и ответили на вопросы сотрудников. В завершении была предоставлена видео-запись мастер-класса. Таким образом, текущие сотрудники на следующий день после мастер-класса начали использование CRM, а будущие новые сотрудники отдела смогут перед началом работы познакомиться с регламентом и просмотреть видео-запись мастер-класса.
Результат
В данный момент CRM активно используется отделом развития. Руководство отмечает, что благодаря внедрению CRM процессы отдела стали прозрачнее и систематичнее, влияние человеческого фактора снизилось, появилась возможность объективной оценки результатов работы сотрудников и целое поле для аналитики различных ключевых показателей.
Индекс вовлеченности сотрудников компании по результатам года составляет 84%. Индекс вовлеченности в использование модуля CRM заметно вырос.
На одном из последних семинаров IPG выступил IT-директор компании «Премьер Зал» с кейсом о данном внедрении.
В данный момент в стадии обсуждения проект по геймификации рабочего процесса для сотрудников компании «Премьер Зал» средствами Битрикс24.